Без бумаги
31.07.2012
Статья из №2 Журнала "РОСТ" июнь 2012
.
В системе документооборота происходят важные изменения. Очень скоро количество бухгалтеров может серьезно уменьшиться, а скорость работы бухгалтерий – радикально возрасти.
В чем проблема?
Подавляющее количество документов в российской экономике существует на бумажных носителях. Это и «внешние» для компаний документы, необходимые для заключения сделок с контрагентами или обусловленные требованиями законодательства (счета-фактуры, накладные, договоры и т.д.), и «внутренние» (служебные записки, приказы, информационные письма, презентации). Общее количество бумажных документов в России неизвестно, потому что такие исследования никогда не проводились. По некоторым оценкам, оно достигает 45–50 млрд в год.
Бумажный документооборот очень дорог. В прямых издержках – бумага, принтеры, картриджи, курьеры, почта, обработка и учет, содержание архива и пр., в косвенных – длительные сроки обмена документами с партнерами.
Электронный документооборот дешевле в разы. Эксперты считают, что после его внедрения и соответствующей реорганизации процессов в компании административные расходы могут снижаться на 1%–2%
Перевод в электронный вид большей части «внутренних» документов компании, в общем-то, никогда не был проблемой. Достаточно просто перестать распечатывать полученные по электронной почте письма и малозначимые вложения в них – многие разумные люди так и поступают. Совсем иное дело – документы «внешние». Многие из них обязательно должны существовать в бумажной форме, так как только она, с точки зрения законодательства, является юридически значимой. Компьютерный файл к судебному разбирательству не подошьешь и с его помощью перед налоговиками не отчитаешься. Во всяком случае, так было до недавнего времени.
Первой страной, признавшей электронный счет-фактуру юридически значимым документом, стала Швейцария. Это случилось в 2001 г. В 2004 г. E-invoicing был утвержден на территории Европейскго союза.
Хорошие новости
23 мая вступил в силу приказ Федеральной налоговой службы «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Отныне, по взаимному согласию сторон сделки и при наличии них совместимых технических средств, счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде был утвержден Приказом Минфина №50н еще в апреле прошлого года.
Таким образом, можно утверждать, что этим летом для российского бизнеса начинается новая эра. Страна генерирует примерно 15 млрд счетов-фактур в год. Ранее каждый из них нужно было напечатать, подписать, учесть, бережно хранить годами и по запросу предъявлять налоговикам. Теперь любой бизнес может забыть про тонны лишней бумаги и лишние расходы. По оценкам компании «Сислинк», стоимость одного бумажного счета-фактуры, с учетом стоимости пересылки, составляет примерно 30 рублей, а стоимость электронного счета-фактуры при большом трафике – около 5 рублей. То есть расходы на счета-фактуры можно будет сократить в 6 раз. Коммерческий директор «КОРУС Консалтинг СНГ» Игорь Зеленько отмечает, что экономия будет зависеть от отлаженности бизнес-процессов в компании: «Первые пилоты внедрения электронного оборота счетов-фактур показывают, что где-то затраты на обработку одного документа снижаются на 70%, где-то на 20%. За средний показатель можно принять 50%».
EDI (англ. Electronic data interchange – электронный обмен данными) – серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на регламентации форматов передаваемых сообщений. Основная задача EDI – стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных организаций и предприятий. Первая модель EDI появилась почти 30 лет назад – в 1984 г.
Вопросы техники
Организацией взаимодействия компаний (например, сетей и их поставщиков) в цепочке передачи электронных документов с электронными подписями занимаются провайдеры EDI и операторы электронного документооборота.
EDI провайдер – ваш непосредственный партнер, именно с ним вы определяете, какой способ передачи данных —шифрованный или нешифрованный, автоматический или с элементами ручного управления, через защищенный или не защищенный специальными средствами канал – и какие форматы передачи документов использовать. EDI провайдеров в России уже сейчас достаточное количество, порядка 5 серьезных игроков. По многим оценкам, лидером рынка является «КОРУС Консалтинг СНГ», чья рыночная доля составляет около 60%.
Оператор EDI – это компания, осуществляющая подключения и поддерживающая взаимодействие покупателей и продавцов в обмене данными, корректную передачу данных с учетом специфики форматов и прочих деталей. С каким бы EDI провайдером ни работали ваши контрагенты, какими бы ни были их стандарты, протоколы и прочее, вас это не будет беспокоить, так как вы просто не узнаете, что их система чем-то отличается от вашей. Благодаря оператору все их данные будут приходить к вам в вашем формате.
Операторы электронного документооборота, согласно терминологии Приказа Минфин 50н, это организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.
«Существенными отличиями EDI провайдера от оператора ЭДО является готовность и умение EDI провайдера работать с преобразованием форматов данных пользователей в режиме “многие-ко-многим”, структуризацией данных и аналитикой, сложной бизнес-логикой проверок и автозамен. Оператор ЭДО обязан предоставить клиенту обмен документами только в одном формате, установленном ФНС, и четко следовать регламенту, утвержденному Минфином», – поясняет Игорь Зеленько.
Проблема в том, что сертифицированных Федеральной налоговой службой операторов электронного документооборота сейчас (в момент написания данного материала) в России просто нет. А без участия сертифицированного оператора обмен юридически значимыми электронными счетами-фактурами невозможен – документы не будут легитимными с точки зрения налоговиков.
Эксперты считают, что первые сертификаты операторам будут выданы в начале лета – заявки на сертификацию поданы, ведомство должно рассмотреть их в тридцатидневный срок.
Через некоторое время «безбумажные» счета-фактуры могут стать обязательными для бизнесов, чьи обороты превышают определенный показатель. Эксперты не исключают сценария, опробованного ФНС на налоговой отчетности: сначала ее электронная форма была опциональна, теперь все компании с численностью персонала более 50 человек должны сдавать ее именно в электронном виде. Случится это нескоро. На текущий момент специалисты налоговой службы сами до конца не понимают, как строить встречные проверки на «виртуальных» документах.
Кто в авангарде?
Многие крупные розничные компании начали планировать переход на электронные счета-фактуры заранее – подготовили менеджмент, разработали программные продукты, провели тестовый обмен документами со своими партнерами – и ждут финальных, завершающих штрихов в законодательстве для того, чтобы система могла заработать полноценно, легитимно. Среди лидеров можно назвать сети «Лента», «Метро Кэш энд Керри» и «Реал».
Но дело не только в законодателе и инициативах ФНС. Обмен электронными документами – двусторонний процесс. И если электронными счетами-фактурами с ритейлером будут обмениваться 50 поставщиков из 1000, то ни о какой эффективности EDI говорить не придется. Поэтому поставщики тоже должны озаботиться созданием систем электронного документооборота.
«Выгоды поставщиков очевидны. Как правило, крупные сети оплачивают поставку только при наличии оригинала счета-фактуры. Электронный документ быстрее доставляется и легче верифицируется – то есть потенциально cash flow поставщика ускорится на то количество дней, которое раньше “съедалось” почтой и человеком, сверяющим данные», – констатирует Игорь Зеленько.
Эксперты говорят, что положительный эффект от электронного документооборота для сетей будет ощущаться только после перехода на него как минимум 20% контрагентов сети. Скорее всего, это будут поставщики скоропортящегося быстрооборотного товара – мяса, молочных продуктов, овощей и фруктов. Причем речь идет о компаниях «второго эшелона». В больших бизнесах скорость прохождения решений и внедрения инноваций достаточно невысока, монстры не могут быть быстрыми. Средние же компании, с одной стороны, легче на подъем, с другой – обладают достаточными финансовыми ресурсами. Именно они в ближайшее время будут основным драйвером развития EDI и внедрения электронного документооборота с электронными подписями.
Сети будут серьезно торопить поставщиков. Довольно скоро подключение поставщика к электронному документообороту будет важным фактором при выборе или не выборе его розничной сетью в качестве партнера.
Ключевым для внедрения в компании электронного документооборота подразделением является бухгалтерия. Во многих случаях она тормоз прогресса, но иногда наоборот – главный драйвер изменений. Одно можно сказать точно: EDI не оставит вашу бухгалтерию равнодушной.
Сколько это стоит
Систему обмена электронными документами можно строить по-разному: либо через надстраивание своей системы управления предприятием, либо через SaaS-решения (модель продажи и использования программного обеспечения, при которой поставщик разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчикам доступ к программному обеспечению через интернет). Еще раз акцентируем внимание: обмен практически всеми юридически значимыми электронными документами по соглашению сторон может осуществляться по «безоператорной» схеме, исключение – счета-фактуры.
С электронной подписью так или иначе работают все системы управления предприятием. Но нужно понимать, что разработка дополнительных решений под «тяжеловесов» вроде SAP или Oracle стоит существенных денег. Некоторые сети, например, ЗАО «Тандер», идут на эти расходы. При этом для популярной среди средней продовольственной розницы платформы от «1С-Рарус» будет представлено интегрированное решение EDI провайдера «1С-Сеть», которое заметно снизит затраты на запуск проектов обмена электронными документами.
Вторым путем идет, например, сеть «Реал». Для них разработан портал – единая точка входа для всех сотрудников и партнеров, через которую осуществляется работа с документами и которая одновременно является архивом документов.
Второй подход комментирует Игорь Зеленько, коммерческий директор «КОРУС Консалтинг СНГ»: «Если компания применяет стандарты, форматы и протоколы, которые утверждены некоммерческими ассоциациями, то запуск EDI-системы может стоить торговой сети лишь собственных сил и рабочего времени ее специалистов в сфере IT. В том случае, когда у торговой сети нет собственных сотрудников в этой сфере, стоимость подключения привлеченными специалистами может варьироваться в зависимости от выбранной системы – от 100 000 до полумиллиона рублей. Как видите, разброс достаточно большой, и сумма зависит только от готовности компании вовлекаться в процесс, либо, напротив, от желания отдать все на аутсорсинг».
100%?
Массовый переход рынка к электронной форме счетов-фактур эксперты прогнозируют на конец 2013 г. Тон и темп зададут международные компании. Они реализуют свои «электронные проекты» уже в текущем году.
Малый бизнес, скорее всего, будет оттягивать этот момент,– потому что придется не только внедрить юридически значимые электронные счета-фактуры в систему управления своим предприятием, но и «выйти из тени». Не секрет, что в российской экономике до сих пор очень популярны различные схемы оптимизации налогообложения. Теперь их использование станет затруднительным.
Стоит помнить, что 100% электронного документооборота пока остаются недостижимым идеалом и для западных ритейлеров. Даже в Европе, где, казалось бы, «цифра» окончательно победила «аналог», около 10% поставщиков общаются с розничными сетями по старинке, через бумажные носители. Как правило, это фермерские хозяйства, локальные поставщики овощей и фруктов, зелени.
Холдинговым компаниям и закупочным объединениям электронный документооборот позволит значительно упростить и регламентировать согласовательный обмен документами – например, при ведении коммерческих переговоров с поставщиками, обсуждении организационных вопросов и пр.
Реальные пионеры
Пионерами EDI в российском ритейле стали сети «Реал», «Лента» и «Метро Кэш энд Керри». Алексей Митин, координатор проектов электронного документооборота сети гипермаркетов «Реал», рассказывает о внедрении проекта перехода на электронный документооборот.
Сеть «Реал» начала внедрять EDI сразу после выхода на российский рынок, в 2006 г. Первым электронным документом в нашей системе стал заказ. Он не требует электронной подписи. В течение нескольких лет перечень доступных документов пополнялся, и к 2010 г. их было уже 6 – заказ, уведомление об отгрузке товара, уведомление о приемке товара, счет-фактура, отчет по продажам и отчет по запасам.
Итак, все необходимые технические внедрения были готовы уже к 2010 г. Поставщики реагировали на возможности EDI прохладно. Около 40% из них использовали электронный заказ, но остальные типы документов были маловостребованны. Контрагенты не верили в электронный документооборот, не понимали, как его использовать. 2010–2011 гг. проходили для нас под лозунгом расширения состава участников ЭД. С каждым поставщиком приходилось вести длительные переговоры – убеждать, объяснять. Сейчас в сети через EDI проходят около 87% всех заказов и порядка 60% остальных документов. За исключением счета-фактуры. Электронные счета-фактуры не ускоряли оплату, законодательство страны не позволяло использовать форму в полной мере – не было ни регламента, ни формата, ни прочих необходимых регулирующих документов.
В апреле 2011 г. вышел новый закон об использовании электронной цифровой подписи и электронном документообороте, который регламентировал основные правила работы в этой сфере. Все первичные документы, кроме счетов-фактур, теперь могли быть подписаны электронной подписью. Проанализировав ситуацию, мы решили начать внедрение ЭД с наших исходящих документов – уведомлений, актов предоставленных услуг (например, маркетинговых) и уведомлений по штрафам.
В октябре–ноябре прошлого года был проведен первый запуск EDI портала «Реал», технические «пилоты» с нашими партнерами (в частности: «Данон», «Вимм-Билль-Данн» и «Сан ИнБев»); с апреля текущего года мы приступили к опытной эксплуатации системы по исходящим документам и параллельно с этим начали пилот по внедрению в оборот электронных счетов-фактур. Он продлится до конца июня, в опытной эксплуатации участвуют около 10 поставщиков. На текущий год мы ставим целью подключить к сервису до 10% поставщиков, получить опыт и обратную связь, обучить наших сотрудников.
В расчетах экономии от внедрения электронного документооборота в сети «Реал» мы не учитывали юридическую составляющую – она труднопрогнозируема. Если брать только прямые издержки – рабочее время, бумага, обслуживание оборудования и пр., – то экономия при подключении к системе 90% поставщиков составит около 6 млн рублей в год. То есть, c поправками не скорость подключения контрагентов, проект окупится за 1–2 года после ввода в промышленную эксплуатацию.
О компании
«Реал» – российское подразделение немецкой сети гипермаркетов real,- (торгового подразделения концерна Metro Group). Сеть была образована в 1992 г. в Германии в результате слияния нескольких крупных ритейлеров. Сегодня сеть представлена в Европе более чем 430 гипермаркетами, 340 из которых находятся в Германии, а остальные расположены в Польше, Румынии, Турции, России и Украине. В России сеть «Реал» представлена 18 гипермаркетами, пять из которых расположены в Москве и Московской области, два – в Санкт-Петербурге, и по одному – в Липецке, Волгограде, Казани, Ярославле, Нижнем Новгороде, Саратове, Иванове, Тольятти, Тамбове, Ростове-на-Дону и Ижевске.
Благодарим сообщество ECR и лично Елену Ткаченко, координатора комитета «Электронные документы – эффективная экономика», за помощь в подготовке материала.